결산·정산 프로그램 개발, 수작업 정산에서 벗어나는 방법

2019.01.03 조회 5492

우리비엔씨는 복잡한 계산식과 절차 때문에 엑셀 정산에서 실수가 잦은 기업을 위해 결산·정산 프로그램을 맞춤으로 개발합니다. 정산 업무는 기준이 복잡하고 해마다 바뀌는 데다, 숫자 하나가 틀리면 거래처와의 신뢰까지 흔들리는 일입니다. 이 글은 실제로 개발한 정산 프로그램 세 가지를 통해 프로그램이 정산의 어떤 부분을 대신하는지 소개합니다.

라이선스 매출 정산 프로그램의 Monthly Actual Pivot 화면 - 라이선시, 프로퍼티 그룹, 카테고리 조건과 기준년월 범위로 월별 로열티 금액 피벗 집계

라이선스 매출 정산 프로그램: 라이선시·프로퍼티·카테고리별 로열티 실적을 기간 조건으로 피벗 집계하고 엑셀로 저장합니다

엑셀 정산에서 실수가 생기는 이유

계산식이 복잡합니다: 품목별 지급률, 구간별 기준, 등급별 가산처럼 조건이 겹칠수록 수식이 길어지고, 한 칸만 잘못 끌어 붙여도 결과가 틀어집니다.
기준이 해마다 바뀝니다: 새 기준을 반영하려고 작년 파일을 복사해 고치다 보면, 바뀌지 말아야 할 수식까지 함께 바뀝니다.
같은 일을 매달 반복합니다: 실적 자료를 모으고, 붙이고, 집계하는 일을 사람 손으로 반복하는 동안 실수가 끼어듭니다.

정산 프로그램은 이 세 가지를 정확히 겨냥합니다. 계산 규칙과 기준표는 프로그램 안에 두고, 사람은 실적 자료를 올리고 결과를 확인하는 일만 하게 만드는 것입니다.

사례 1. 판매장려금 정산

거래처에 지급하는 판매장려금은 품목마다, 장려금 종류마다 기준이 다릅니다. 이 프로그램에서는 거래처와 품목 코드, 신규·패키지·조기출하·예약 같은 장려금 대상 품목, 평가등급 기준표와 지급률을 모두 기준 정보로 등록해 두고, 실적이 들어오면 정해진 규칙대로 장려금을 산정합니다.

기억에 남는 것은 이 프로그램이 해마다 함께 자랐다는 점입니다. 2012년 v1.1로 시작해 2013년 v2.7, 2016년 v4.5까지, 해마다 바뀌는 장려금 기준을 반영하며 버전을 올려 왔습니다. 정산 프로그램은 한 번 만들고 끝나는 것이 아니라 기준과 함께 관리되는 프로그램이라는 것을 보여 주는 사례입니다.

판매장려금 정산 프로그램의 장려금대상 품목관리 화면 - 품목 등록 현황, 장려금 대상 선택 영역, 장려금별 품목 현황

판매장려금 정산 프로그램(v4.5): 품목별로 장려금 대상 여부를 지정하면 장려금 종류별 품목 현황이 바로 정리됩니다

사례 2. 라이선스 로열티 정산

캐릭터 라이선스 사업은 계약마다 라이선시, 프로퍼티(캐릭터) 그룹, 카테고리가 얽혀 있어 로열티 실적을 집계하는 일이 만만치 않습니다. 이 프로그램은 계약 정보를 마스터로 관리하고, 실적 자료와 사업계획은 엑셀 파일 그대로 업로드합니다. 그다음 월별 실적 보고서, 계획 대비 실적(BP vs Actual), MG 보고서, 채널·연령별 비율 같은 통계를 자동으로 만듭니다. 맨 위 화면처럼 조건만 고르면 로열티 금액을 원하는 기준으로 피벗해 볼 수 있습니다.

사례 3. 수발주와 매입 결제 관리

임가공 업체는 수주와 발주, 매입과 매출이 맞물려 돌아가기 때문에 ‘어느 매입처에 얼마를 결제했고, 얼마가 남았는지’를 정확히 아는 것이 결산의 출발점입니다. 이 프로그램은 매입처와 기간을 고르면 결제·미결제 내역을 바로 보여 주고, 결제 등록과 취소를 한 화면에서 처리합니다. 매출청구서, 매입처 입고현황, 외주처 입고현황 등 14가지 집계 보고서도 메뉴에서 바로 뽑을 수 있습니다.

임가공 수발주 관리 프로그램의 매입 결제 화면 - 매입처와 매입기간 검색, 결제와 미결제 내역, 매입처 결제 등록

임가공 수발주 관리 프로그램의 매입 결제 화면: 매입처별 결제·미결제 내역을 확인하고 결제를 등록합니다

세 사례의 공통점

정산 프로그램이 하는 일	효과
계산 규칙과 기준표를 프로그램 안에 보관	수식이 깨지거나 잘못 복사될 일이 없음
실적 자료를 엑셀 그대로 업로드	다시 입력하는 수작업이 사라짐
기간·거래처·품목별 자동 집계	월말 마감 집계를 버튼 하나로 처리
결과를 보고서와 엑셀로 출력	거래처 통보와 내부 보고에 바로 활용

자주 묻는 질문

Q. 정산 기준이 해마다 바뀌는데 괜찮을까요?

기준이 바뀌는 것을 전제로 설계합니다. 지급률, 평가등급, 대상 품목 같은 기준은 수식 안에 넣지 않고 프로그램의 기준 정보로 따로 관리하기 때문에, 새 기준은 화면에서 등록하면 됩니다. 판매장려금 정산 프로그램이 2012년부터 2016년까지 기준 변화에 맞춰 버전을 이어 온 것도 이런 구조 덕분입니다.

Q. 거래처에서 받는 실적 엑셀을 그대로 쓸 수 있나요?

네. 받으시는 엑셀 양식에 맞춘 업로드 기능을 만들어 그대로 올리면 되도록 합니다. 양식이 거래처마다 다르면 그 차이까지 프로그램이 맞춰 읽도록 설계합니다.

Q. 정산 결과를 엑셀로 받을 수 있나요?

조회한 집계 결과와 피벗 화면은 엑셀로 저장할 수 있고, 정해진 양식의 보고서로 출력할 수도 있습니다. 결재란이 들어간 내부 보고서 양식도 만들어 드립니다.

정산 프로그램을 만들 때 기술보다 더 중요하게 생각하는 것이 있습니다. 담당자분과 충분히 이야기해서 계산 규칙을 하나도 빠짐없이 이해하는 것, 그리고 몇 년이 지나도 불편 없이 쓸 수 있게 만드는 것입니다. 매달 엑셀 정산으로 밤을 새우고 계시다면, 지금 쓰시는 파일을 들고 편하게 상담해 주세요.