업무 전산화 프로그램 개발, 엑셀 수작업에서 벗어나는 순서

2020.01.21 조회 16414

우리비엔씨는 엑셀 수작업과 반복 업무에 시간을 빼앗기는 기업·공공기관·대학 연구팀을 위해, 각자의 업무 흐름에 맞춘 업무 전산화 프로그램을 개발하고 있습니다. 정산·결산, 입출고 재고관리, 고객관리, 장비 모니터링, 유전자·바이오 분석까지 분야는 다양하지만 출발점은 늘 같습니다. 지금 하고 계신 일을 먼저 충분히 이해하는 것입니다.

업무 전산화 필요 신호

엑셀은 정말 좋은 도구입니다. 저도 매일 엽니다. 다만 업무량이 늘고, 담당자가 바뀌고, 파일이 쌓이기 시작하면 엑셀이 해결하던 문제가 어느새 엑셀 때문에 생기는 문제로 바뀌는 시점이 옵니다. 아래 항목 중 몇 개가 익숙하게 느껴진다면 전산화를 검토해 볼 때입니다.

같은 데이터를 여러 엑셀 파일에 반복해서 옮겨 적고 있다
“최종_수정본_진짜최종.xlsx”처럼 어느 파일이 최신인지 헷갈린다
월말 정산·집계 때마다 며칠씩 걸리고, 수식 오류를 찾느라 진땀을 뺀다
특정 담당자가 자리를 비우면 업무가 멈춘다
장비나 다른 시스템에서 나온 데이터를 손으로 복사해 붙여 넣는다
과거 이력 하나를 찾으려면 폴더를 한참 뒤져야 한다
여러 사람이 같은 파일을 동시에 고치다 데이터가 꼬인 적이 있다

전산화 가능 업무 유형

아래는 우리비엔씨가 실제로 개발해 온 업무 유형입니다. 표에 없는 업무라도 “매번 같은 방식으로 반복되는 일”이라면 대부분 프로그램으로 옮길 수 있습니다.

업무 분야	전산화 대상 업무	우리비엔씨 개발 사례
정산·결산	매출·수수료 집계, 거래처별 정산 자료 정리	온라인 매출(판매·중계) 정산시스템, 대리운전 정산관리 전산화
입출고·재고관리	입고·출고 등록, 재고 현황 조회, 바코드 자재관리	화훼 유통 출고 분배 자동화(네노바), 바코드 자재관리 프로그램
업무·문서관리	엑셀 관리대장, 표준문서, 심사·평가 업무	한국몰렉스 FMEA·CP 표준문서 관리시스템, 한국원자력연구원 엑셀 업무 전용 프로그램
고객·상담관리	상담 이력, 진행 단계, 담당자별 현황 관리	구글시트에서 옮겨 온 대출상담 관리 시스템
장비 모니터링·제어	RS232 등 통신 연동, 측정값 자동 기록과 이력 조회	혈액 보관 온도 기록·모니터링 프로그램
유전자·바이오 분석	장비 결과 파일 분석, 판정, 결과 리포트 출력	PCR 진단키트 3종 통합 분석 뷰어(진스랩)

우리비엔씨가 개발한 MSI Detection Kit 융해곡선 분석 프로그램 화면 - Plate Map, MSI Marker A·B 융해곡선 그래프, 샘플별 마커 결과와 판정

업무 전산화 진행 순서

상담·업무 파악 – 지금 쓰는 엑셀 파일과 업무 흐름을 함께 봅니다. 정리가 덜 되어 있어도 괜찮습니다. 어떤 방향으로 전산화하면 좋을지 대략적인 그림부터 같이 잡습니다.
분석·설계 – 데이터베이스 구조와 화면을 설계합니다. 엑셀 시트를 그대로 화면으로 옮기는 것이 아니라, 데이터가 어디서 생겨 어디로 흘러가는지를 기준으로 다시 짭니다.
개발 – 설계한 화면과 기능을 구현하고, 중간 결과를 보여드리며 방향을 맞춥니다.
테스트·데이터 이관 – 실제 업무 데이터로 검증하고, 필요하면 기존 엑셀 데이터를 새 프로그램으로 옮깁니다.
유지보수·개선 – 쓰다 보면 “이것도 되면 좋겠다”가 꼭 생깁니다. 운영 중 기능 개선과 데이터베이스 튜닝(최적화)까지 이어서 지원합니다.

개인적으로 가장 공을 들이는 단계는 첫 번째입니다. 업무를 제대로 익히지 못한 채 만든 프로그램은 기능이 아무리 많아도, 결국 사용자를 다시 엑셀로 돌아가게 만들더군요.

의뢰 전 준비 자료 5가지

지금 쓰고 있는 엑셀 양식 샘플 (개인정보는 지우고 주셔도 됩니다)
누가 입력하고, 누가 확인하고, 누가 결과를 받는지에 대한 간단한 흐름
가장 불편한 점 한두 가지 – 이것이 전산화의 우선순위가 됩니다
사용 인원과 환경 – 혼자 쓰는지 여러 명이 동시에 쓰는지, 사내에서만 쓰는지 외부 접속이 필요한지
희망 일정과 대략적인 예산 범위

완벽하게 정리해 오실 필요는 없습니다. 엑셀 파일 하나 열어 두고 “이걸 매일 이렇게 합니다”라고 보여주시는 것만으로도 상담의 절반은 끝납니다.

우리비엔씨 업무 방식

우리비엔씨는 2011년부터 업무용 전산 프로그램을 개발해 온 소프트웨어 개발 업체입니다. 은행, 보험, 공공, 제조, 유통, 대학, 각종 연구팀의 프로젝트와 대형 SI 프로젝트에 참여한 경험을 바탕으로, 데이터베이스 구축·튜닝부터 화면 설계, 개발, 유지보수까지 한 곳에서 진행합니다.

요청하신 기능만 그대로 만드는 데서 멈추지 않으려고 합니다. 업무를 충분히 익히고 나면 “이 부분은 이렇게 바꾸면 더 편하겠다”는 지점이 보이는데, 그런 제안을 먼저 드리는 편입니다. 개발업체는 많은데 어디에 맡겨야 할지 막막하셨다면, 결정은 나중에 하시더라도 상담부터 편하게 받아 보셔도 됩니다.

업무 전산화 자주 묻는 질문

Q. 업무가 정리되어 있지 않아도 상담받을 수 있나요?

네, 가능합니다. 상담 단계에서 현재 업무 흐름을 함께 살펴보고, 어떤 방향으로 전산화하면 좋을지 대략적인 방향까지 제시해 드립니다. 업무 정리는 그 과정에서 자연스럽게 이루어지는 경우가 많습니다.

Q. 전산화하면 엑셀은 완전히 쓰지 않게 되나요?

꼭 그렇지는 않습니다. 엑셀 업로드·다운로드처럼 익숙한 방식은 살려 두고, 반복 입력과 집계처럼 손이 많이 가는 부분만 프로그램으로 옮기는 경우도 많습니다. 규모가 작은 업무라면 엑셀·Access VBA 매크로로 해결하는 방법도 있습니다.

Q. 윈도우 프로그램과 웹 시스템 중 어떤 것이 맞나요?

사용 인원, 접속 위치, 장비 연동 여부에 따라 달라집니다. 장비와 직접 통신하거나 몇 대의 PC에서 쓰는 업무는 윈도우 응용프로그램이, 여러 지점이나 외부에서 함께 쓰는 업무는 웹 기반이 유리한 경우가 많습니다. 상담 때 업무 조건을 보고 함께 정합니다.

Q. 개발이 끝난 뒤에도 수정이나 기능 추가가 가능한가요?

네. 개발 이후에도 유지보수와 기능 개선을 계속 지원합니다. 데이터가 쌓이면서 프로그램이 느려지는 경우에는 데이터베이스 튜닝(최적화)으로 성능을 개선해 드립니다.